Wynagrodzenia personelu w projektach B+R
Projekty badawczo-rozwojowe są motorem napędowym rozwoju przedsiębiorstw. Aktywność badawcza w myśl funduszy europejskich, rozumiana jest jako zdolność do kreowania pomysłów, wdrażania innowacji, a następnie dalszej ich komercjalizacji. Do przeprowadzenia prac B+R niezbędne są odpowiednie zasoby techniczne i personalne. To synergia tych dwóch potencjałów decyduje o możliwości wprowadzenia innowacji produktowej lub procesowej. Nie da się przy tym ukryć, że podejmowanie działań tego typu wiąże się ze sporymi kosztami. Właśnie dlatego warto pozyskać dotacje unijne i rozliczyć w nich koszty personelu. Z tego artykułu dowiesz się, które wydatki możesz uznać za kwalifikowane, z jakiego kapitału będą finansowane koszty zarządu i promocji, oraz jakie dokumenty będą Ci potrzebne.
Koszty w projektach B+R
Wszystkie konkursy na dotowanie działań badawczo-rozwojowych zawierają skończony katalog kosztów kwalifikowanych. W zależności od charakteru projektu i wdrażanego modułu mogą nimi być między innymi:
- Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo).
- Amortyzacja aparatury i sprzętu.
- Nieruchomości.
- Amortyzacja budynków.
- Wartości niematerialne i prawne.
- Koszty pośrednie.
W przypadku działań B+R kluczowe są jednak wydatki związane z personelem. To praca specjalistów pozwala opracować technologię i/lub produkt, które w dalszej kolejności są komercjalizowane poprzez:
- wprowadzenie wyników prac B+R do własnej działalności gospodarczej poprzez rozpoczęcie procesu twórczego lub świadczenia usług na bazie uzyskanej wiedzy,
- udzielenie licencji na korzystanie z praw do wiedzy opracowanej w ramach projektu,
- sprzedaż praw do wyników podmiotowi trzeciemu.
Jak pokazują statystyki Głównego Urzędu Statystycznego, w ostatnich latach dynamicznie rośnie zarówno liczba podmiotów realizujących działania B+R (o 66,48% w stosunku do 2015 roku), jak i nakłady na ten sektor (o 108,6%). Zainteresowanie jest olbrzymie, dlatego poniżej wyjaśniamy jakie dokładnie koszty personelu będą kwalifikowane w nowej perspektywie finansowej funduszy europejskich.
Kwalifikowane składniki wynagrodzenia personelu B+R
Podręczniki kwalifikowalności wskazują, że dofinansowaniem w ramach projektów badawczo-rozwojowych mogą być objęte płacowe oraz pozapłacowe koszty pracy. Rozumiemy przez nie:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- premie lub nagrody (z wyjątkiem nagród jubileuszowych), jeśli wynikają one z odpowiednio przygotowanego regulaminu wynagrodzeń,
- dodatek do wynagrodzenia za podejmowanie aktywności w projekcie,
- dodatek za wieloletnią pracę i dodatek funkcyjny,
- wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego – obliczone proporcjonalnie do zaangażowania w projekcie,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy – obliczone proporcjonalnie do zaangażowania w projekcie,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne wynikające z przepisów prawa pracy wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe – obliczone proporcjonalnie do zaangażowania w projekcie,
- składki na ubezpieczenia: emerytalne (w tym PPE i PPK), rentowe, chorobowe, zdrowotne, wypadkowe,
- składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- zaliczkę na podatek dochodowy,
- odpisy na ZFŚŚ.
Co istotne, wynagrodzenia personelu B+R nie mogą być kształtowane w sposób dowolny. Eksperci oceniający aplikację badają zasadność każdego wydatku, w szczególności relację zaproponowanych kwot w stosunku do wartości rynkowych.
Które koszty personelu nie kwalifikują się do wsparcia z dotacji unijnej?
Skoro powstał katalog kosztów kwalifikowanych, można w ciemno założyć, że są też takie wydatki, których nie będziesz mógł rozliczyć w dofinansowaniu. I faktycznie tak jest. Poza wspomnianymi wcześniej nagrodami jubileuszowymi z dotacji nie rozliczysz:
- ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- składki na grupowe ubezpieczenie na życie,
- dopłaty do samochodu służbowego, świadczeń medycznych, energii elektrycznej, okularów, kursów językowych i innych o podobnych charakterze,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
- odpraw pracowniczych i emerytalno-rentowych,
- bonów żywieniowych,
- składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),
- kosztów badań okresowych i wstępnych,
- świadczeń realizowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz za czas niezdolności do pracy.
Co to znaczy personel B+R?
Wiesz już jakie koszty personelu B+R możesz kwalifikować do wsparcia z dotacji unijnej. Zanim jednak rozpoczniesz kalkulację budżetu, powinieneś zastanowić się, co tak naprawdę oznacza ‘personel B+R’. Zgodnie z definicją OECD, uznawaną przez GUS są to „osoby bezpośrednio zaangażowane w działalność badawczą i rozwojową bez względu na to, czy są pracującymi w jednostce statystycznej, czy też są współpracownikami zewnętrznymi w pełni wdrożonymi w działalność badawczą i rozwojową jednostki statystycznej, a także osoby świadczące bezpośrednie usługi na potrzeby działalności B+R (jak np. kierownicy prac B+R, pracownicy administracyjni, technicy i pracownicy biurowi)”. Nowa perspektywa finansowana rozdziela jednak personel naukowo-badawczy (czyli pracowników badawczych, pracowników technicznych i pozostałych pracowników pomocniczych) oraz kadrę zarządzającą. Co do zasady wynagrodzenia tej pierwszej grupy są kwalifikowane, zaś drugiej mogą być finansowane wyłącznie z ryczałtu kosztów pośrednich. Bardzo ważne jest także, aby podczas uzasadniania kosztów nie przypisać kluczowemu personelowi B+R zadań związanych z zarządzaniem, promocją, koordynacją, gdyż wtedy zostaną one podważone na etapie oceny.
Niezbędne dokumenty do rozliczenia
Proces pozyskiwania dofinansowania nie kończy się na podpisaniu umowy. Na tym etapie większość wyzwań jest dopiero przed Tobą. Możesz je przejść gładko, jeśli dobrze przemyślałeś i opisałeś swoje zamierzenie, albo mieć problemy, gdy cała praca koncepcyjna opierała się na chęci wyciągnięcia jak największych środków pieniężnych. Już samo dokumentowanie pracy wykonywanej przy badaniach musi być przeprowadzone zgodnie ze standardami prawa pracy i wytycznymi. Do rozliczenia nawet najdrobniejszego wydatku będziesz potrzebował między innymi:
- listę płac
- potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia oraz zaliczek do Urzędu Skarbowego
i ZUS, - oświadczenie beneficjenta dotyczące włączenia w składki do Urzędu Skarbowego
i ZUS wynagrodzenia projektowego, - umowę o pracę wraz z załącznikami,
- oświadczenie o nieprzekraczaniu 276 godzin łącznego zaangażowania zawodowego miesięcznie dla każdego pracownika.
W przypadku umowy zlecenia wymagany będzie dokument porozumienia, rachunek oraz protokół odbioru.
Jeśli chcesz, aby szanse na uzyskanie dotacji znacząco wzrosły a cały proces rozliczania przebiegał sprawnie, zapraszamy do współpracy z Liberty Solutions Sp. z o. o. Mamy niezbędne doświadczenie i wiedzę, portfolio pozyskanych dotacji w różnych branżach, a przede wszystkim działamy kompleksowo. Pomożemy w projektowaniu, kompletowaniu dokumentacji, a także realizacji.
- Wanicki, Projekty badawczo-rozwojowe w procesie kreowania wartości przedsiębiorstwa, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia nr 4/2017, str. 573,
- Działalność badawcza i rozwojowa w Polsce w 2021 roku.
- Podręcznik Frascati 2015. Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej, OECD, s. 167
